Van BICC naar DACoE deel 3

Van BICC naar Data & Analytics Center of Excellence deel 3:  Van ambitie naar realiteit

In mijn eerste blog schetste ik de huidige ontwikkelingen in het gebruik van informatie in een organisatie en wat de impact is op je BICC. In het tweede blog ging ik meer in op hoe een DACoE daar antwoord op kan geven: waar staat deze in een organisatie en hoe is de DACoE opgebouwd. In deze blog kijk ik naar hoe je kan veranderen zodat je ambitie ook realiteit wordt.

Bedenk dat de organisatiebrede ambitie om op alle niveaus datagedreven te gaan werken een essentiële randvoorwaarde is voor de transformatie naar een DACoE. Het proces naar een DACoE is altijd functie van die organisatieverandering. Wat je wel ziet is dat zij de transformatie naar datagedreven werken ondersteunt en versterkt.

Veranderen naar een datagedreven organisatie is een weg van lange adem, waar zelfs in het gunstigste scenario een aantal jaren overheen gaat. Er zijn allerlei gradaties waarin een organisatie datagedreven kan worden. Er is dus geen standaard veranderproces wat je naar een DACoE brengt. Er zijn wel een aantal stappen die bijna overal hetzelfde zijn.


Scan je huidige niveau als BICC en bepaal je ambitie, zowel op korte en lange termijn

Deze stap zal altijd de eerste zijn en wel om drie redenen:
1) weet wat de basis is van waaruit je vertrekt;
2) weet waar je denkt uit te komen over een aantal jaar, en
3) weet wat je prioriteiten zijn voor het komende jaar.

Deze maturity scan en ambitiebepaling doe je organisatiebreed: met het MT voor het commitment, met de medewerkers in de organisatie omdat zij uiteindelijk het datagedreven werken moeten omarmen en met je team omdat zij de verandering moeten waarmaken.

Uit deze maturity scan en ambitie kan je dan een actieprogramma opstellen voor de korte en middellange termijn.


Bepaal je scope, wat doe je wel en wat doe je niet

Vooral in een kleine organisatie zal je zien dat een deel van de meer productie gerichte activiteiten ook onder het DACoE blijven hangen. Een aantal activiteiten zoals beheer datawarehouse, standaardrapportage e.d. moeten toch worden uitgevoerd. Probeer deze activiteiten toch uit de scope van het DACoE te halen, splits desnoods je team op om de focus te kunnen houden op de meer “softe” activiteiten gericht op datagedreven werken.

Als de ambitie voor datagedreven werken er is, zorg dan ook voor FTE die daaraan gealloceerd zijn, zonder druk vanuit productie op deze mensen.


Maak je product (data, informatie en analyses) gereed voor algemeen gebruik door toevoeging van productinformatie

Een belangrijke voorwaarde voor datagedreven werken en direct gebruik van data door eindgebruikers is hun vertrouwen in jouw product. Als je nu als BICC een rapport levert wordt dat vertrouwen gesteld in het BICC lid die het rapport maakt. Hij kent de basisdata en weet bijvoorbeeld de kwaliteit ervan. In de nieuwe situatie zal een eindgebruiker zelf zijn analyses doen op basis van de grondstoffen die het DACoE hem levert. Je zal dus productinformatie, analoog aan de productinformatie bij voedingsmiddelen moeten leveren die een eindgebruiker vertelt waar de data vandaan komt, hoe deze is samengesteld, wie het mag gebruiken en of het nog niet over tijd is. Misschien zelfs wel hoe je het kan gebruiken en of er alternatieven zijn.

Een belangrijke actie wordt dus het toevoegen van metadata aan bestaande data en dit ook integreren in het data ontsluitingsproces.

Metadata vastleggen over klantgegevens


Leer de eindgebruiker rapporteren en analyseren

Een groot deel van de productie van (eenvoudige) rapporten en analyses verschuift naar de eindgebruiker. Die zal je een toolset moeten geven waarmee hij makkelijk uit de voeten kan. Hoe intuïtief een tool ook lijkt, je zal er altijd training, coaching en ondersteuning in moeten geven. Dit is een continu proces, met een hoop dynamiek: nieuwe gebruikers, nieuwe data, nieuwe versies van de tool, en gebruikers die steeds meer willen.

Je teamleden zullen transformeren van producenten naar docenten, en je zal een heel gamma aan (online) trainingsactiviteiten moeten opzetten.


Er is geen verplichte afname: interne marketing is een belangrijke component in de DACoE

In tegenstelling tot veel transactionele systemen en processen in een organisatie (de boekhouding gaat volgens vaste patronen en met een verplichte tool) zijn voor rapportage en analyse allerlei alternatieven beschikbaar in een organisatie. Medewerkers doen analyses in Excel, houden hun eigen database bij en gebruiken eigen definities voor bepaalde KPI’s. En hoe vaak gebeurt het niet dat een afdeling opeens een eigen tool heeft geïnstalleerd. De wortel is je belangrijkste bondgenoot in het gebruik van je data en analyse ecosysteem.

Je zal dus actief moeten verleiden en promoten, voortdurend peilen of je producten nog wel aansluiten op de behoeften, deze aanpassen en dan weer promoten.


Wordt intern consultant voor alle data en analytics vraagstukken in de organisatie

Als DACoE ben je de spin in het data en analytics web waarin business, IT, management, architectuur en de buitenwereld verbonden zijn.

Definieer activiteiten waardoor je gevraagd en ongevraagd advies kan geven over hoe de analytics wereld zich ontwikkelt, zowel in de organisatie en daarbuiten.


Wil je meer weten of hier dieper op ingaan, neem dan contact op met DIKW of schrijf je in voor de Bootcamp DACoE waarin we in drie dagen de hierboven genoemde punten omzetten in een concreet actieplan DACoE voor je organisatie.